E-Rechnung: Was für Selbstständige wirklich gilt
Sebastiaan WolzakGründer von finkraftStand: 21. September 2026
Kaum ein Steuerthema stiftet gerade so viel Verwirrung wie die E-Rechnung. „Seit 2025 Pflicht" hast du bestimmt gehört, und es stimmt nur zur Hälfte: Pflicht ist seither das Empfangen, nicht das Schreiben. Wer wann ausstellen muss, ist gestaffelt, und für Kleinunternehmer gibt es eine Ausnahme ohne Ablaufdatum, die erstaunlich wenige kennen. Hier ist die Lage, sortiert.
Was seit 2025 wirklich Pflicht ist: empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer:innen, auch Solo-Selbstständige. Klingt dramatisch, ist es aber nicht: Laut Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist der zweite Teil, den viele übersehen: Eine empfangene E-Rechnung musst du aufbewahren, und zwar so, dass der strukturierte Datenteil unverändert bleibt. Die XML-Datei einfach löschen und nur einen Ausdruck abheften reicht nicht.
Ab wann du E-Rechnungen ausstellen musst
- Bis Ende 2026: Jeder darf im B2B-Geschäft weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
- Bis Ende 2027: Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte, darf weiterhin klassisch abrechnen.
- Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung ist Pflicht für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
- Dauerhaft ausgenommen: Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Die gute Nachricht für Kleinunternehmer:innen
Wer die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, ist von der Pflicht zum Ausstellen dauerhaft befreit, nicht nur übergangsweise. Das steht seit dem Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 34a UStDV): Kleinunternehmer-Rechnungen dürfen immer als „sonstige Rechnung" ausgestellt werden, also auch als PDF oder auf Papier, mit dem gewohnten Hinweis auf die Steuerbefreiung statt eines Steuerausweises. Freiwillig E-Rechnungen schreiben darfst du natürlich trotzdem. Nur das Empfangen und Aufbewahren gilt auch für dich.
Was eine E-Rechnung überhaupt ist
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software direkt verarbeiten kann. In Deutschland üblich sind zwei Formate: die XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein Hybrid: ein PDF zum Anschauen mit eingebetteten XML-Daten). Beim Hybrid gilt rechtlich der Datenteil, nicht das Bild. Ein normales PDF aus Word bleibt darum eine „sonstige Rechnung", egal wie ordentlich es aussieht.
Das Format der Rechnung ist das eine. Wann sie bezahlt sein muss und was bei Verspätung gilt:
Zahlungsziel und Zahlungsverzug: wenn Kunden spät zahlenWas du jetzt konkret tun solltest
Erstens: Stell sicher, dass eingehende E-Rechnungen bei dir ankommen und geordnet abgelegt werden; die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Zweitens: Prüf deinen eigenen Status. Als Kleinunternehmer:in mit Privatkunden ändert sich für dich beim Schreiben nichts. Bist du regelbesteuert und stellst Firmenkunden Rechnungen, brauchst du bis Ende 2027 einen Weg, konforme E-Rechnungen zu erstellen; dafür gibt es inzwischen auch kostenlose Angebote. Und drittens, unabhängig vom Format: Kläre, wie viel dir von jeder Rechnung am Ende bleibt, bevor du das Geld ausgibst.
Steuer-Rücklage
Am Format der Rechnung hängt keine Steuer, am Gewinn schon. Dein Plan rechnet daraus die Rate für Finanzamt und Krankenkasse, Monat für Monat.
Welcher Anteil jeder Rechnung für Steuern und Krankenkasse reserviert ist:
Wie viel muss ich für die Steuer zurücklegen?Empfangen können: Pflicht für alle seit 2025, ein E-Mail-Postfach genügt. Ausstellen: erst ab 2028 Pflicht, nur im B2B, und Kleinunternehmer:innen sind dauerhaft ausgenommen. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Aufbewahren musst du acht Jahre lang, das XML im Original.
Wichtig: finkraft ersetzt keine Steuerberatung. Du bekommst eine ehrliche Planungsrechnung für deine Entscheidungen. Verbindliche Auskünfte und deine Steuererklärung gehören weiter in die Hände deiner Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Nein, und zwar dauerhaft: § 34a UStDV erlaubt Kleinunternehmer-Rechnungen ausdrücklich immer als „sonstige Rechnung", also PDF oder Papier. Das ist keine Übergangsfrist, sondern eine feste Ausnahme seit dem Jahressteuergesetz 2024. Empfangen und aufbewahren können musst du E-Rechnungen aber auch als Kleinunternehmer:in.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in Deutschland üblich als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF, etwa aus Word exportiert, gilt rechtlich als „sonstige Rechnung" und erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht.
Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland: ab dem 1. Januar 2028. Bis Ende 2026 darf jeder klassisch abrechnen, bis Ende 2027 zusätzlich alle mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. An Privatkunden (B2C) gibt es keine Pflicht, ebenso wenig bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Kleinunternehmer:innen sind vom Ausstellen dauerhaft befreit.
Seit 2025 acht Jahre (vorher zehn), gerechnet ab Ende des Jahres der Ausstellung. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Datenteil unverändert im Original erhalten bleiben; ein Ausdruck allein genügt nicht. Pflicht ist außerdem eine geordnete digitale Ablage, aus der du Rechnungen wiederfinden kannst.
Vom Ausstellen befreit ist zunächst jede Rechnung an Privatkundschaft, denn die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland (§ 14 Abs. 2 UStG). Dauerhaft ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmer:innen, die immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen (§ 34a UStDV). Dazu kommen bestimmte steuerfreie Umsätze. Vom Empfangen befreit ist dagegen niemand: Das gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen.
Ein E-Mail-Postfach genügt. Das stellt die Finanzverwaltung in ihren Fragen und Antworten zur E-Rechnung ausdrücklich klar, eine besondere Software oder ein eigenes Portal ist nicht vorgeschrieben. Wichtiger als der Empfangsweg ist, was danach passiert: Die eingegangene Datei gehört unverändert in eine geordnete digitale Ablage, der strukturierte Datenteil darf dabei nicht verloren gehen. Ausnahmen von der Empfangspflicht sind nicht vorgesehen, sie gilt auch für Kleinunternehmer:innen.
