Cashflow berechnen: warum dein Konto leer ist trotz Gewinn
Sebastiaan WolzakGründer von finkraftStand: 19. September 2026
In Foren für Selbstständige taucht dieselbe Frage immer wieder auf: Gutes Jahr, ordentlicher Umsatz, die Auswertung vom Steuerbüro weist einen satten Gewinn aus. Und trotzdem ist das Konto leer. Wo ist der Denkfehler? Die Antwort beruhigt: Es gibt keinen. Gewinn und Kontostand sind zwei verschiedene Rechnungen, die zwei verschiedene Fragen beantworten. Die Rechnung, die dein Konto erklärt, heißt Cashflow.
Was Cashflow ist: einfach erklärt
Cashflow ist die nüchternste Zahl deiner Selbstständigkeit: alles Geld, das in einem Zeitraum auf deinem Konto ankommt, minus alles Geld, das abfließt. Das Ergebnis ist deine Kontobewegung. Ist sie positiv, wächst dein Kontostand, ist sie negativ, schrumpft er. Mehr steckt nicht dahinter. Der Gewinn beantwortet eine andere Frage: Einnahmen minus Betriebsausgaben, beides netto und nach den Regeln der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Er entscheidet über deine Steuer. Der Cashflow entscheidet darüber, ob du nächsten Monat deine Miete zahlen kannst. Beide können weit auseinanderliegen. Genau daraus entsteht das leere Konto trotz gutem Gewinn.
Wie du den Gewinn für drei Jahre planst, so wie Bank und Arbeitsagentur ihn sehen wollen:
Rentabilitätsvorschau erstellen: drei Jahre auf einem BlattCashflow berechnen: die Formel für Selbstständige
Die Lehrbuch-Welt kennt viele Cashflow-Varianten. Für dich als Solo-Selbstständige:n reicht eine einzige, und sie startet bei der Zahl, die du ohnehin kennst: deinem Gewinn. Von dort rechnest du dich zum Konto, Posten für Posten. Abschreibungen kommen zurück, denn sie mindern den Gewinn, ohne dass Geld fließt. Anschaffungen, Kredit-Tilgungen, Privatentnahmen und Steuerzahlungen gehen ab, denn sie kosten Geld, ohne den Gewinn zu mindern. Und offene Rechnungen verschieben Geld in andere Monate: Gewinn entsteht, wenn du die Rechnung schreibst, Cashflow erst, wenn sie bezahlt ist.
Als Formel: Gewinn, plus Abschreibungen, minus Anschaffungen, minus Kredit-Tilgung, minus Privatentnahmen, minus Steuerzahlungen, plus oder minus das, was sich bei Umsatzsteuer und offenen Rechnungen verschiebt. Das Ergebnis ist deine Kontobewegung des Zeitraums. So sieht das in einem ruhigen Monat aus, in dem alle Rechnungen bezahlt sind und kein Gerät gekauft wurde:
Von 3.000 € Gewinn wächst das Konto nur um 50 €. Im Monat eines Gerätekaufs kippt die Rechnung zusätzlich: Der Kaufpreis geht sofort komplett vom Konto, den Gewinn mindert nur die anteilige Abschreibung.
Die vier Löcher zwischen Gewinn und Konto
Anschaffungen sind das erste Loch, und im Jahresendspurt das teuerste. Kaufst du im Dezember noch schnell Technik, um den Gewinn zu drücken, erlebst du beide Wahrheiten gleichzeitig. Das Konto ist sofort um den vollen Kaufpreis leichter. Der Gewinn sinkt aber nur um die anteilige Abschreibung: Ein Gerät für 3.600 €, abgeschrieben über drei Jahre, mindert ihn um 100 € pro Monat, beim Dezember-Kauf zählt im Kaufjahr also ein einziger Monat. Die Steuer auf den weiterhin hohen Gewinn kommt trotzdem, nur ist das Geld dafür schon ausgegeben.
Das zweite Loch ist die Kredit-Tilgung. Von jeder Rate mindert nur der Zins-Anteil deinen Gewinn, denn nur er ist eine Betriebsausgabe. Der Tilgungs-Anteil zahlt Schulden zurück: Er verlässt das Konto Monat für Monat, taucht aber in keiner Gewinnrechnung auf. Deshalb kann ein Business mit Kredit auf dem Papier gut verdienen und trotzdem jeden Monat Substanz vom Konto verlieren.
Loch Nummer drei bist du selbst: die Privatentnahme. Was du dir für Miete, Essen und Leben überweist, ist keine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn nicht. Vom Konto ist es trotzdem weg. Machst du 3.000 € Gewinn und entnimmst 2.500 €, steht auf dem Papier ein guter Monat und auf dem Konto fast nichts.
Warum die Entnahme den Gewinn nicht mindert und wie viel dein Konto verträgt:
Privatentnahme: dein Gehalt als Einzelunternehmer:inDas vierte Loch sind Steuern und Umsatzsteuer, und es ist das tückischste, weil es zeitversetzt kommt. Die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen kommt zwar auf dem Konto an, gehört aber dem Finanzamt: ein Durchlaufposten, der sich wie Guthaben anfühlt, bis die Voranmeldung ihn abholt. Und die Einkommensteuer auf den Gewinn kommt in Terminen, nicht im Monatsrhythmus: Vorauszahlungen im Quartal, Nachzahlungen oft erst ein Jahr später. Ein Konto kann monatelang gesund aussehen und dann in einem einzigen Termin-Monat kippen.
Kontostand-Vorschau
Genau diese Kette rechnet dein Plan voraus: Termine, Raten und Entnahmen stecken schon in der Kurve, Monate bevor der Kontoauszug es zeigt.
Negativer Cashflow: wann er okay ist und wann nicht
Ein negativer Cashflow bedeutet nur: In diesem Zeitraum ging mehr vom Konto ab, als ankam. Das ist nicht automatisch ein Alarmsignal. Im Monat einer geplanten Anschaffung, in einem Steuer-Termin-Monat oder in der ruhigen Saison ist ein Minus normal und eingeplant. Kritisch wird es, wenn das Minus zum Dauerzustand wird oder dich überrascht: Dann lebt das Business von der Substanz, und irgendwann ist die aufgebraucht. Der Unterschied zwischen beiden Fällen ist keine Rechenkunst, sondern ein Blick nach vorn.
Wie du aus der Rückschau eine Vorschau machst, Monat für Monat:
Liquiditätsplanung: reicht das Geld auch nächsten Monat?Cashflow ist deine Kontobewegung: alles, was ankommt, minus alles, was abfließt. Er ist eine andere Rechnung als der Gewinn. Anschaffungen, Kredit-Tilgung, Privatentnahmen und Steuerzahlungen kosten Geld, ohne den Gewinn zu mindern. Abschreibungen mindern den Gewinn, ohne Geld zu kosten. Deshalb kann das Konto leer sein, obwohl die Auswertung Gewinn zeigt. Ein negativer Monat ist okay, wenn er geplant ist. Gefährlich ist nur das Minus, das dich überrascht.
Wichtig: finkraft ersetzt keine Steuerberatung. Du bekommst eine ehrliche Planungsrechnung für deine Entscheidungen. Verbindliche Auskünfte und deine Steuererklärung gehören weiter in die Hände deiner Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Cashflow ist die Bewegung auf deinem Konto in einem Zeitraum: alles Geld, das ankommt, minus alles Geld, das abfließt. Ein positiver Cashflow lässt den Kontostand wachsen, ein negativer lässt ihn schrumpfen. Er ist damit etwas anderes als der Gewinn, der nach steuerlichen Regeln aus Einnahmen minus Betriebsausgaben entsteht und über deine Steuer entscheidet.
Am einfachsten indirekt, vom Gewinn aus: Gewinn plus Abschreibungen, minus Anschaffungen, minus Kredit-Tilgung, minus Privatentnahmen, minus Steuerzahlungen, plus oder minus die Verschiebungen aus Umsatzsteuer und offenen Rechnungen. Das Ergebnis ist die Kontobewegung des Zeitraums. Die Gegenprobe ist dein Kontoauszug: Endstand minus Anfangsstand muss dieselbe Zahl ergeben.
Der Gewinn folgt steuerlichen Regeln: Einnahmen minus Betriebsausgaben, netto. Der Cashflow folgt dem Konto: Zufluss minus Abfluss, brutto. Vieles zählt nur in einer der beiden Rechnungen. Abschreibungen mindern den Gewinn, aber nicht das Konto. Tilgung, Privatentnahmen und Steuerzahlungen mindern das Konto, aber nicht den Gewinn. Deshalb können beide Zahlen im selben Monat weit auseinanderliegen.
Weil vier Abflüsse am Gewinn vorbei vom Konto gehen: der volle Kaufpreis von Anschaffungen, die nur anteilig abgeschrieben werden, der Tilgungs-Anteil von Kreditraten, deine Privatentnahmen und die Steuer- und Umsatzsteuer-Zahlungen, die in Terminen statt im Monatsrhythmus kommen. Alle vier lassen den Gewinn unberührt und leeren trotzdem das Konto. Die Auswertung zeigt dann zu Recht Gewinn, und das Konto ist zu Recht leer.
In dem Zeitraum ist mehr Geld abgeflossen als angekommen, dein Kontostand ist gesunken. Das ist unproblematisch, wenn es geplant war, etwa im Monat einer Anschaffung, in einem Steuer-Termin-Monat oder in der ruhigen Saison. Zum Problem wird ein negativer Cashflow, wenn er dauerhaft auftritt oder überraschend kommt, denn dann zehrt das Business von der Substanz.
Der operative Cashflow zählt nur die Geldflüsse aus dem laufenden Geschäft: bezahlte Kundenrechnungen minus bezahlte laufende Kosten. Investitionen und Finanzierung, etwa Gerätekäufe, Kredite und Tilgungen, laufen in eigenen Kategorien. Für Solo-Selbstständige ist die Trennung selten nötig. Wichtiger ist die eine Zahl: wie sich das Konto insgesamt bewegt, inklusive Entnahmen und Steuern.
