Kostenaufstellung fürs Geschäft: wohin dein Geld fließt

Der Umsatz stimmt, und trotzdem bleibt am Monatsende weniger übrig als gedacht. Wohin das Geld geht, verrät der Kontoauszug nur mühsam, denn er sortiert nach Datum und nicht nach Posten. Eine Kostenaufstellung dreht das um. Sie zeigt jede Ausgabe deines Geschäfts einmal, mit Betrag und Monat. Hier baust du sie Schritt für Schritt auf, mit einem durchgerechneten Beispiel über zwölf Monate.

Was ist eine Kostenaufstellung?

Eine Kostenaufstellung listet alle Kosten deines Geschäfts mit Betrag, Rhythmus und dem Monat, in dem sie anfallen. Rhythmus heißt, ob ein Posten jeden Monat kommt, einmal im Jahr oder nur ein einziges Mal. Sie ist nicht dasselbe wie dein Liquiditätsplan. Der stellt Einnahmen und Ausgaben gegenüber und zeigt dir, wann dein Konto knapp wird. Die Kostenaufstellung ist der Schritt davor und macht die Ausgabenseite vollständig.

Mit deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Finanzamt ist sie auch nicht gleich. Die zählt nur, was steuerlich eine Betriebsausgabe ist. Für die Kostenaufstellung zählt alles, was dein Geschäftskonto verlässt.

So erstellst du deine Kostenaufstellung

Du brauchst die Kontoauszüge der letzten zwölf Monate. Ein ganzes Jahr ist wichtig, weil viele Kosten nur einmal im Jahr abgebucht werden. Gehst du nur drei Monate durch, fehlt alles, was in den anderen neun fällig ist.

• Geh jede Abbuchung durch, die dein Geschäft betrifft, und schreib sie in eine Zeile: was, wie viel, in welchem Monat.
• Fasse die Zeilen in sechs bis acht Kategorien zusammen, zum Beispiel Büro, Software, Versicherungen, Werbung, Reisen und Steuerberatung.
• Notiere zu jedem Posten seinen Rhythmus: monatlich, einmal im Jahr oder einmalig.
• Trag Jahreszahlungen in den Monat ein, in dem sie abgebucht werden, und nicht als Zwölftel in jeden Monat.
• Bist du umsatzsteuerpflichtig, rechnest du netto, weil du die Vorsteuer zurückbekommst. Als Kleinunternehmer:in rechnest du brutto, denn die Umsatzsteuer auf deinen Einkäufen bekommst du nicht zurück.
• Zum Schluss summierst du jede Zeile über das Jahr und jeden Monat über alle Zeilen.

Ein Beispiel über zwölf Monate

Nehmen wir eine Webdesignerin mit einem Gewinn von 45.000 € im Jahr. Sie arbeitet in einem Coworking-Space, ist umsatzsteuerpflichtig und rechnet deshalb netto. Ihre Kosten verteilen sich auf sieben Kategorien. Die meisten kommen jeden Monat, einige nur einmal im Jahr. Unter dem Strich stehen Steuer und Krankenkasse, dazu weiter unten mehr.

finkraft

Ausgaben je Kategorie

In der Liquiditäts-Tabelle klappst du deine Ausgaben auf und siehst jede Kategorie Monat für Monat. Je größer ihr Anteil am Monat, desto kräftiger die Farbe.

Ausgaben je Monat

JFMAMJBüroSoftwareSteuerberatungVorauszahlungKrankenkasse

3.966 €im Juni

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Ausgaben je Monat

JFMAMJBüroSoftwareSteuerberatungVorauszahlungKrankenkasse

3.966 €im Juni

Was die Aufstellung zeigt

Zusammen kosten die sieben Kategorien 8.460 € im Jahr. Büro, Software und Steuerberatung machen davon 70 Prozent aus. Willst du an deinen Kosten etwas ändern, bringen diese drei Zeilen am meisten. Bei den kleinen Posten bewegst du dagegen wenig.

Ein normaler Monat kostet sie 520 €. In vier Monaten kommt eine Jahreszahlung dazu: die Haftpflicht im Januar, das Hosting im März, der Kammerbeitrag im Mai und das Bahn-Abo im Oktober. Am teuersten ist der Juni mit 1.720 €, weil dann die Rechnung für den Jahresabschluss kommt.

Im Durchschnitt sind es 705 € im Monat. Dieser Wert sagt dir, was dein Geschäft im Jahr kostet. Für die Planung deines Kontos taugt er weniger, weil Jahreszahlungen in einer Summe abgebucht werden.

Die größten Zeilen stehen unter dem Strich. Die Krankenkasse kostet die Webdesignerin 791 € im Monat, die Vorauszahlung zur Einkommensteuer 1.455 € im Quartal. Bei diesem Gewinn ist die Krankenkasse allein teurer als alle sieben Kategorien zusammen.

Zählt man alles zusammen, verlassen im Juni 3.966 € das Konto. Im Februar sind es 1.311 €.

Was in den meisten Kostenaufstellungen fehlt

Monatliche Abbuchungen findest du auf jedem Kontoauszug. Was seltener kommt, rutscht leicht durch. Diese Posten fehlen am häufigsten:

• Jahreszahlungen wie Berufshaftpflicht, Kammer- oder IHK-Beitrag und Software mit Jahreslizenz.
• Die Rechnung deiner Steuerberatung, die meist einmal im Jahr kommt und dann groß ist.
• Anschaffungen wie eine Maschine oder ein Fahrzeug. Vom Konto geht der volle Betrag. Im Gewinn zählt er über die Abschreibung, verteilt auf mehrere Jahre.
• Einkommensteuer und Krankenkasse.

Die letzten beiden sind keine Betriebsausgaben. Die Einkommensteuer zahlst du auf deinen Gewinn. Die Krankenkasse zahlst du als Einzelunternehmer:in privat, auch wenn sie sich aus deinem Gewinn berechnet. Steuerlich zählt sie als Sonderausgabe. In deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung tauchen beide deshalb nicht auf. Dein Konto verlassen sie trotzdem, jeden Monat oder jedes Quartal. Darum gehören sie in die Aufstellung, abgesetzt unter einem eigenen Strich.

Fixkosten berechnen: was fest ist und was schwankt

Fixkosten fallen an, auch wenn du keinen Auftrag hast. Im Beispiel sind das fast alle Posten. Variable Kosten entstehen erst mit dem Auftrag, etwa Material, Versand oder Gebühren je Verkauf. Führe beide in getrennten Zeilen, dann siehst du, was auch in einem ruhigen Monat abgeht.

Deine Fixkosten im Monat berechnest du, indem du ihre Jahressumme durch zwölf teilst. Im Beispiel sind es 705 €. So viel muss dein Umsatz jeden Monat mindestens decken, bevor für dich etwas übrig bleibt. Dein eigener Lebensunterhalt, Steuer und Krankenkasse kommen noch dazu.

Wo du mit dem Sparen anfängst

Die Aufstellung sagt dir nicht, welche Kosten zu hoch sind. Sie zeigt dir aber, wo ein zweiter Blick etwas bewegt.

• Die drei größten Zeilen zuerst. Hier wirkt jede Änderung am stärksten.
• Jahreszahlungen einmal im Jahr prüfen, am besten kurz bevor sie fällig sind. Passen Tarif und Umfang noch zu deinem Geschäft?
• Abos durchgehen, die du kaum nutzt. Einzeln sind sie klein, aber sie kommen jeden Monat.
• Bei der Steuerberatung nachfragen, welche Arbeiten du selbst vorbereiten kannst.

Steuer und Krankenkasse richten sich nach deinem Gewinn. Hier geht es nicht ums Sparen, sondern darum, die Beträge zu kennen, bevor sie fällig werden.

Wichtig: finkraft ersetzt keine Steuerberatung. Du bekommst eine ehrliche Planungsrechnung für deine Entscheidungen. Verbindliche Auskünfte und deine Steuererklärung gehören weiter in die Hände deiner Steuerkanzlei.