Finanzplanung für Selbstständige: ein Jahr, Monat für Monat
Sebastiaan WolzakGründer von finkraftStand: 21. September 2026
Als Angestellte:r kennst du dein Netto auf den Euro. Als Selbstständige:r siehst du Umsatz auf dem Konto und weißt nicht, wie viel davon dir gehört. Ein Teil ist Umsatzsteuer, ein Teil geht ans Finanzamt, ein Teil an die Krankenkasse, und einige Rechnungen kommen erst im nächsten Quartal. Finanzplanung heißt, das einmal für ein Jahr aufzuschreiben. Du brauchst dafür kein Controlling und keinen Businessplan. Du brauchst fünf Schritte und deine Kontoauszüge. Am Ende kennst du drei Zahlen: deinen Gewinn, den Betrag, den du dir auszahlen kannst, und den Monat, in dem es knapp wird.
Was Finanzplanung für Selbstständige heißt
Ein Finanzplan für die Bank soll jemand anderen überzeugen. Deine eigene Finanzplanung soll dir sagen, was du dir leisten kannst. Sie besteht aus drei Rechnungen, die aufeinander aufbauen. Die erste ist der Gewinn, also Einnahmen minus Betriebsausgaben über das Jahr. Die zweite sind die Abgaben, die aus diesem Gewinn folgen. Die dritte ist der Kontostand Monat für Monat, denn ein gutes Jahr kann trotzdem einen leeren März haben. Viele Selbstständige planen nur die erste Rechnung und wundern sich dann über die anderen beiden.
Planung lohnt sich gerade dann, wenn du allein arbeitest. Eine größere Firma hat Kreditlinien und Rücklagen aus guten Jahren. Bei dir schlägt ein später Zahlungseingang oder eine Nachzahlung direkt auf dein privates Konto durch.
Was gilt, wenn ein Kunde spät zahlt, und was das für dein Konto heißt:
Zahlungsziel und Zahlungsverzug: wenn Kunden spät zahlenSchritt 1: Einnahmen als Preis mal Menge
Schreib keine runde Jahressumme auf, sondern rechne sie her. Wie viele Tage, Aufträge oder Stück verkaufst du im Monat, und zu welchem Preis? Eine Beraterin mit zehn Tagen zu 550 € kommt auf 5.500 € im Monat. So siehst du sofort, woran die Zahl hängt. Plan die Monate einzeln. Im August und im Dezember arbeitet kaum jemand voll, und ein neuer Kunde zahlt nicht im ersten Monat. Rechne netto, also ohne Umsatzsteuer. Die gehört dir nicht, und sie kommt in Schritt 5 wieder vor.
Wenn du noch nicht weißt, welchen Preis du brauchst, rechne ihn rückwärts aus:
Stundensatz berechnen: rückwärts von dem, was dir bleiben sollSchritt 2: Ausgaben, auch die seltenen
Die monatlichen Kosten fallen dir sofort ein: Software, Telefon, Büro, Versicherungen. Übersehen werden die Posten, die nur einmal im Jahr kommen. Dazu gehören die Rechnung vom Steuerberater, Jahresabos, die Berufshaftpflicht, Fortbildungen und der neue Laptop. Geh deine Kontoauszüge der letzten zwölf Monate durch und trag jeden Posten in den Monat ein, in dem er abgebucht wird. Private Ausgaben gehören hier noch nicht hinein. Die kommen in Schritt 4.
Schritt 3: Steuern und Krankenkasse aus dem Gewinn
Einnahmen minus Ausgaben ergibt deinen Gewinn. Auf ihn zahlst du Einkommensteuer, und nach ihm richtet sich dein Krankenkassenbeitrag, wenn du freiwillig gesetzlich versichert bist. Im Beispiel unten sind es bei 54.000 € Gewinn 8.046 € Einkommensteuer und 11.394 € für Kranken- und Pflegeversicherung. Zusammen ist das gut ein Drittel des Gewinns und mehr als alle Betriebsausgaben. Deshalb gehören beide Posten von Anfang an in den Plan.
Vom Umsatz bleiben 54.000 € Gewinn. Nach Steuer und Krankenkasse sind es 34.560 €, also 2.880 € im Monat. Zahlst du dir 2.400 € aus, wächst dein Puffer um 5.760 € im Jahr.
Wie du aus dem Gewinn eine monatliche Rücklage machst, mit Rechner:
Wie viel muss ich für die Steuer zurücklegen?Schritt 4: Was du dir auszahlen kannst
Jetzt kommt dein privates Leben dazu. Rechne zusammen, was du im Monat brauchst: Miete, Essen, Versicherungen, Urlaub, Altersvorsorge. Im Beispiel sind es 2.400 €. Nach Steuer und Krankenkasse bleiben 2.880 € im Monat, die Rechnung geht also auf, und 480 € im Monat bleiben als Puffer. Bewährt hat sich ein fester Betrag, den du dir einmal im Monat aufs Privatkonto überweist, wie ein Gehalt. Das macht dein Privatleben planbar, auch wenn die Einnahmen schwanken. Geht die Rechnung nicht auf, siehst du es hier vor dem Jahr und nicht im November. Dann hast du drei Stellschrauben: den Preis, die Auslastung und die Ausgaben.
Schritt 5: Den Plan auf die Monate legen
Die Jahresrechnung sagt, ob es reicht. Sie sagt nicht, wann das Geld da ist. Dafür legst du alles auf die Monate: die Zahlungseingänge in dem Monat, in dem der Kunde zahlt, die Umsatzsteuer an ihrem Termin, die Vorauszahlungen ans Finanzamt im März, Juni, September und Dezember, die Jahresposten aus Schritt 2. Unter jedem Monat steht dann ein Kontostand. Die meisten entdecken dabei einen Monat, der deutlich knapper ist als gedacht. Oft ist es ein Monat mit Vorauszahlung nach einer ruhigen Auftragsphase.
Wie die Monatsrechnung im Detail funktioniert:
Liquiditätsplanung: reicht das Geld auch nächsten Monat?Finanzplan erstellen: Excel oder finkraft?
Mit einer Tabelle kannst du heute anfangen. Zwölf Spalten für die Monate, Zeilen für Einnahmen und Ausgaben, darunter Gewinn, Rücklage und Kontostand. Für das erste Bild deines Jahres reicht das, und unsere Vorlage nimmt dir den Aufbau ab.
Die kostenlose Vorlage für zwölf Monate, mit Rücklage und Kontostand:
Zur Excel-Vorlage →Die Arbeit beginnt danach, denn eine Tabelle rechnet nur, was du ihr beibringst. Die Einkommensteuer steigt nicht gleichmäßig mit dem Gewinn, ein fester Prozentsatz ist deshalb nur eine Näherung. Die Krankenkasse rechnet nach dem Steuerbescheid nach. Die Vorauszahlungen haben eigene Termine, ein Darlehen hat Zins und Tilgung, eine Anschaffung wird über Jahre abgeschrieben, und im Januar gelten neue Werte. Jede dieser Regeln ist eine Formel, die du selbst baust, prüfst und jedes Jahr anpasst. Ob sie stimmt, merkst du meist erst, wenn der Bescheid kommt.
finkraft ist für diese Stellen gebaut. Du trägst ein, was du weißt, und der Plan rechnet den Rest. Das geht schneller, und es gibt weniger Stellen, an denen sich ein Fehler einschleicht.
- Preis mal Menge: Du planst Einnahmen als Tage, Aufträge oder Stück mal Preis. Änderst du die Menge, rechnet der ganze Plan neu.
- Steuern und Krankenkasse: Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und den Kassenbeitrag rechnet der Plan aus deinem Gewinn, mit den aktuellen amtlichen Werten.
- Alles landet im Kontostand: Vorauszahlungen, Umsatzsteuer und Beiträge stehen an ihren Terminen in der Liquidität, ohne dass du etwas überträgst.
- Darlehen und Anschaffungen: Du gibst Betrag, Zins und Laufzeit ein. Zins und Tilgung stehen danach in jedem Monat, die Abschreibung im Gewinn.
- Szenarien: Du legst eine zweite Fassung an, etwa ohne deinen größten Kunden oder mit höherem Preis, und vergleichst beide.
Kontostand-Vorschau
Trag Einnahmen und Ausgaben ein. Steuern, Krankenkasse und Darlehen rechnet finkraft dazu und zeigt dir den Kontostand für jeden Monat, ohne eine einzige Formel.
Wie oft du den Plan anfasst
Ein Plan, der im Januar geschrieben und nie wieder geöffnet wird, hilft wenig. Nimm dir einmal im Monat eine Viertelstunde und trag ein, was wirklich hereingekommen und hinausgegangen ist. Liegt ein Monat deutlich daneben, passt du die kommenden Monate an. Dazu kommen drei Anlässe, bei denen du den Plan neu rechnest: ein Steuerbescheid mit neuen Vorauszahlungen, eine Preisänderung und ein großer Kunde, der kommt oder geht. Für solche Fälle lohnt sich eine zweite Fassung des Plans, in der du durchspielst, was passiert, wenn der Auftrag wegfällt.
Wie du eine Preisänderung vorher durchrechnest, mit dem Fall, dass ein Kunde geht:
Preise erhöhen: erst rechnen, dann ankündigenFinanzplanung für Selbstständige sind drei Rechnungen: der Gewinn über das Jahr, die Abgaben daraus und der Kontostand je Monat. Plan die Einnahmen als Preis mal Menge und die Ausgaben mit allen Jahresposten. Steuer und Krankenkasse sind zusammen oft gut ein Drittel des Gewinns und gehören in den Plan. Zahl dir einen festen Betrag aus, der nach den Abgaben übrig bleibt. Leg am Ende alles auf die Monate, denn ein gutes Jahr kann einen knappen Monat haben.
Wichtig: finkraft ersetzt keine Steuerberatung. Du bekommst eine ehrliche Planungsrechnung für deine Entscheidungen. Verbindliche Auskünfte und deine Steuererklärung gehören weiter in die Hände deiner Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Fünf Teile: die geplanten Einnahmen je Monat, die Betriebsausgaben einschließlich der Posten, die nur einmal im Jahr anfallen, die Abgaben aus dem Gewinn, also Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer und Krankenkasse, der Betrag, den du dir privat auszahlst, und der Kontostand Monat für Monat. Ein Finanzplan für die Bank enthält zusätzlich den Kapitalbedarf und die Finanzierung.
In fünf Schritten. Erstens planst du die Einnahmen als Preis mal Menge für jeden Monat. Zweitens trägst du die Ausgaben ein, auch Jahresposten wie Versicherungen und Steuerberater. Drittens rechnest du aus dem Gewinn Steuern und Krankenkasse. Viertens legst du fest, was du dir monatlich auszahlst. Fünftens verteilst du alle Zahlungen auf die Monate, in denen sie wirklich fließen, und liest den Kontostand ab.
Für 3.000 € im Monat nach Einkommensteuer und Krankenkasse brauchst du 2026 als ledige Person rund 56.800 € Gewinn im Jahr. Davon gehen etwa 8.774 € Einkommensteuer und 11.985 € für die freiwillige gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung ab. Dein Umsatz muss um deine Betriebsausgaben höher liegen. Altersvorsorge ist in den 3.000 € noch nicht enthalten. Mit Kindern, Ehepartner oder privater Krankenversicherung ändert sich die Rechnung.
Der Finanzplan zeigt, ob sich das Jahr rechnet: Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, Abgaben und was dir bleibt. Der Liquiditätsplan zeigt, ob an jedem Zahltag genug Geld auf dem Konto ist. Er rechnet mit den Zahlungsterminen statt mit Jahressummen. Für Selbstständige gehört beides zusammen, weil Steuer-Vorauszahlungen und Umsatzsteuer an festen Terminen abfließen, während die Einnahmen schwanken.
Für den Anfang ja: Einnahmen, Ausgaben und den Kontostand je Monat bildet eine Tabelle gut ab. Aufwendig und fehleranfällig wird es bei den Abgaben. Die Einkommensteuer steigt mit dem Gewinn überproportional, die Krankenkasse rechnet nach dem Steuerbescheid nach, Vorauszahlungen und Darlehensraten haben eigene Termine, und jedes Jahr gelten neue Werte. In einer Tabelle baust und pflegst du diese Formeln selbst. Ein Planungswerkzeug wie finkraft rechnet sie aus deinen Einnahmen und Ausgaben und legt sie automatisch in den Kontostand.
Ja, denn der wichtigste Leser bist du selbst. Ohne Plan siehst du nur den Kontostand von heute. In ihm stecken aber Umsatzsteuer, die kommende Steuer-Vorauszahlung und der Krankenkassenbeitrag. Ein Plan zeigt dir, wie viel du dir auszahlen kannst und in welchem Monat das Geld knapp wird. Mit einem Kredit hat das nichts zu tun.
